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惠州学院基本建设工程管理办法(试行)

  [日期:2016-11-01] 阅读:

第一章   

第一条  为了进一步加强我校基本建设工程项目的组织实施管理,明确各岗位职责和办事流程,规范建设工程管理行为,提高工作效率,确保基本建设工程项目按照国家、省、市的有关要求,按时、按质、按量完成任务,确保及安全、廉政,根据国家、省、市有关政策法规,结合我校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称基本建设工程是指学校组织建设的所有新建、扩建、改建工程。

第二章  成立规划建设专家委员会

第三条  由后勤基建处提请校长办公会成立惠州学院规划建设专家委员会,负责对重大项目计划的审核、项目方案研讨和重大工程变更论证等的决策咨询工作。

第三章  工程项目计划管理(项目提出及立项)

第四条  实行半年度计划、年度计划和三年滚动计划。估算20万元以下的项目实行半年度计划;估算20万元以上100万元以下的项目实行年度计划;估算100万元以上的项目实行三年滚动计划。

第五条  项目计划每年讨论两次,上半年的时限是6月下旬,下半年是11月中旬。项目由项目使用单位或职能部门在610日(上半年)和1110日(下半年)前报后勤基建处。所报项目应载明建设的必要性、功能需求及规模,项目使用计划等。由后勤基建处汇总并做出投资估算后,按立项审批权限和轻重缓急排序形成议案报校长办公会审定。公布后的校长办公会纪要,即为项目的立项文件。

立项审批权限为:项目估算投资3万元以下,由后勤基建处处长审批;项目估算投资3万元(含)以上,5万元以下,由分管后勤基建处的副院长审批;项目估算投资5万元(含)以上,报校长办公会审批;

第六条  投资估算在100万元以上的项目需在相应的政府主管部门立项、报建及招标。采取三年滚动计划,即三年后要进入使用状态的项目应提前两年提出项目计划并进行项目前期工作。

项目由项目使用单位或职能部门提出,经校长办公会、党委会批准后,按“第五章工程招标管理”规定,委托工程方案设计和项目可行性研究报告编制。每个项目至少提供三套可比选方案由项目使用单位、职能部门或规划建设专家委员会进行比选,阐明各方案的优缺点、投资估算等,然后向校长办公会提出建议,由校长办公会、党委会决定。

选定建设方案后,后勤基建处负责办理环境影响评估和审批、起草项目立项报告,经校长办公室办文向市政府主管部门提出立项申请(500万以上项目需按省教育厅的要求先报省教育厅进行项目初审)。同时财务处负责筹集项目建设资金,设立项目资金台账,划拨项目铺底资金,开具项目资金资信证明。

经市政府批复或核准的项目可行性研究报告即为项目立项文件。

第七条  对于未被列入计划的应急性项目,可根据实际情况,由使用单位或职能部门提出,由后勤基建处向校长办公会提出申请,经校长办公会批准后即为项目立项并按相关程序执行。

第四章  工程项目前期管理  

第八条  项目立项后,由后勤基建处按“第五章工程招标管理”规定委托协议设计单位进行设计。设计方案经使用部门或相关职能部门签字认可后,由协议工程咨询单位编制工程预算。工程预算编制完成后,工程预算小于5万元的由后勤基建处审核,分管后勤基建处副院长审批执行;工程预算大于5万元(含)小于50万元,送审计处审计;工程预算大于50万元(含),由后勤基建处与审计处联合委托惠州市工程造价管理站审核。

第九条  估算投资大于500万元的项目立项后,在施工图设计过程中,由后勤基建处组织项目使用单位、有关职能部门或规划建设专家委员会,对施工图的初步设计和完成稿进行审查,再向政府主管部门办理施工图审查手续。同时向市人民防空管理办公室和市消防局报审。消防、人防审批后及时报市规划部门办理建设工程规划报建,缴交人防易地建设费、散装水泥基金、新墙体材料基金、规划测量费等规费,申领《建设工程规划许可证》。

第五章  工程项目招标管理

第十条  所有基本建设工程服务类和基本建设工程施工类项目都必须进行招标。按政府有关规定单项估算投资大于或等于50万元的基本建设工程服务类项目和单项估算投资大于或等于100万元的基本建设工程施工类项目,由后勤基建处委托招标代理机构按政府有关规定及程序办理招标事宜。

单项估算投资小于50万元的基本建设工程服务类和单项估算投资小于100万元的基本建设工程施工类项目招标办法具体如下:

1.单项设计费或工程咨询费或工程监理费估算在50万元以下的基本建设工程服务类项目,每两年,由学校招标采购中心按规定通过公开招标选择3家协议设计单位、3家工程咨询单位和3家工程监理单位。单项设计费10万元以下的工程设计由后勤基建处根据合同约定由协议设计单位制定工程方案;单项设计费10万元(含)以上,50万元以下的工程设计,由后勤基建处组织3家协议设计单位制定工程设计方案,经学校规划建设专家委员会评价后,报校长办公会选定的工程方案,即为该工程项目的中标设计方案。工程咨询单位和工程监理单位由后勤基建处根据合同约定并按择优的原则,选定协议单位组织实施。

2.单项估算投资在100万元以下的零星基建工程项目施工,每两年,由学校招标采购中心按规定通过公开招标选择3家协议施工单位后,经审计预算100万以下的零星基建工程项目,由后勤基建处根据合同约定并按择优的原则选定协议施工单位组织施工。

第十一条  学校成立招标采购领导小组、招标采购监督小组和招标采购工作小组。招标采购领导小组主要负责审定学校招标采购的有关规定和重大事项;招标采购监督小组主要负责监督招标采购过程的规范性,以确保贯彻执行公平、公正、公开的原则;招标采购工作小组负责组织招标采购的日常工作。

第十二条  学校招标采购中心负责组建学校招标评审专家库,制定评标专家守则,并根据每项工程的招标文件要求和评审专家的产生办法,抽取评审专家。

第十三条  工程招标前,由后勤基建处按学校招标采购中心的要求提交招标需求书,由学校招标采购中心按有关规定办理审批程序并组织招标。

第十四条  学校招标采购中心按照审定的招标需求要求,编制招标公告、招标文件并按学校联审规定组织联审。联审中,后勤基建处对招标公告、招标文件进行全面审核;审计处负责审核与工程造价和工程报价方式完整性相关的内容;财务处负责审核与工程进度款拨付和履约保证金、质量保证金的相关条款;法律顾问负责招标文件有关条款的合法性及法律范畴用语的清晰和准确性;校长办公室负责协调归纳各职能部门的意见,并提出拟办意见报分管后勤基建处副院长、院长审批。

第十五条  招标文件审定后,学校招标采购中心按招标文件确认的程序组织招标投标工作并认真做好开评标记录和协助评标委员会编写报告。

第十六条  经过评标对预中标单位进行排序,由项目使用单位或职能部门对招标结果确认后,学校招标采购中心按招标文件规定按排名顺序对预中标单位进行公示。公示无异议者,学校招标采购中心即将排名第一的预中标单位报请校长办公会予以确认定标;如有异议,则由学校招标采购中心报招标采购领导小组审核,并将审核结果报请校长办公会确认。

在招标结果公示期内,投标人或者其他利害关系人认为招投标活动不符合法律、法规或有其他不良行为的,可向学校监察室投诉。由学校监察室按有关信访规定进行处理。

第十七条  定标后,学校招标采购中心发出中标通知书、按招投标文件要求洽谈合同及起草合同文本,并按学校合同联审规定进行联审。联审中,后勤基建处对合同文本进行全面审核;审计处主要负责审核与工程造价相关的内容;财务处主要负责审核与工程进度款拨付和履约保证金、质量保证金的相关条款;法律顾问负责审核合同有关条款的合法性及法律范畴用语的清晰和准确性;校长办公室负责协调归纳各职能部门的意见,并提出拟办意见呈校长审批。

第十八条  学校招标采购中心负责将经联审后的合同修订,并请中标单位签署后,按校长授权权限要求,由校长或分管副校长签订合同。

第十九条  合同签订后,学校招标采购中心负责做好招投标过程的资料整理汇编工作,并将三套完整的资料主要包括招标文件(含工程量清单等)、投标报价书和合同副本等移交后勤基建处,以便后勤基建处组织工程施工。

第二十条  招投标文件的保存期限为从招标结束之日起至少保存15年。

第六章  工程项目施工管理

第二十一条  中标的施工单位办理施工许可,如《建设工程施工许可证》后,填报工程《开工报告》送监理单位或后勤基建处。监理单位或后勤基建处检查工程各项施工准备工作,对具备开工条件的,在《开工报告》上签署意见,并按要求或报市政府有关部门审批。

第二十二条  后勤基建处按规定持批复的开工报告到市政府有关部门办理工程质量受监登记、施工安全受监登记、民防工程施工报建、燃气建设工程施工报建备案、建设工程施工报建等手续。

第二十三条  后勤基建处、设计单位、施工单位以及并按规定或邀请质监站等有关部门,参与由后勤基建处或监理单位主持的施工图会审及设计交底、施工组织设计审查会(施工方案、技术措施、劳动组织、施工机具、施工安全、工程质量控制措施、文明工地建设、施工进度表等)。后勤基建处或监理单位协调、指导施工单位修改施工组织设计中的问题。对施工图纸中存在的重大问题及时提出拟处理意见,并将情况报分管后勤基建处副院长。

第二十四条  工程施工过程中,后勤基建处负责监督、检查监理单位和施工单位的工作情况,检查施工日记、监理月报的真实性、完整性(检查范围包括对工程质量、进度、成本、文明施工等工作的协调和监管情况);负责协调处理施工中发生的相关问题,并把重大情况报分管后勤基建处的校领导。后勤基建处应根据项目进展情况及时编报阶段性的工作简报。项目使用单位派代表监督工程施工过程,并对涉及功能优化、工程质量优化事项提出要求。

第二十五条  隐蔽工程验收和项目的中间验收,由施工单位按照工程进度提交隐蔽工程验收或工程中间验收申请并将有关资料报监理单位审查。监理单位初审后,填写监理单位意见,送后勤基建处审查。

隐蔽工程验收由监理单位组织相关单位和后勤基建处及时审查处理。工程中间验收经初审后,送质监站报请参与验收。监理单位组织现场验收,由后勤基建处、项目使用单位、质监站、设计单位、施工单位、勘察单位(基础验收时)参加。现场验收后,提出整改意见,并严格做好中间验收质量等级评定,监理单位负责做好验收会议纪要。

第二十六条  后勤基建处应按规定时限及时处理工程来往函件,对项目使用单位、职能部门、施工、设计、监理等相关部门提出的问题拟处理意见,根据来往函件的不同性质按学校相关程序予以处理。施工现场不能解决的问题应及时以书面形式向分管后勤基建处的副校长汇报,并提出处理意见。后勤基建处负责在项目实施阶段的每项工作做好记录,及时做好项目施工过程中相关资料的归档工作。所有文件、资料等均应留存原件(或按要求可留复印件),以便及时查验有关工程建设情况。工程项目完工后所有文件、资料均按要求进行整理,统一归档。

第二十七条  部分分部工程,需要分包组织施工的,由施工总承包单位提出申请,由后勤基建处审查分包单位的承建资质、企业信誉、经验、业绩等情况后,报送分管后勤基建处的副校长审定。

第二十八条  招投标文件及施工合同中规定由建设单位采购的材料及设备,按《惠州学院招标采购管理办法》执行。

施工合同中由施工单位采购的材料、设备暂定单价,后勤基建处应及时委托中介服务机构(咨询公司)对相应的材料、设备进行询价,并将结果报审计处审核后由校长办公会审定。

第二十九条  工程进度款的支付,由施工单位根据施工合同和学校的有关要求提出申请,后勤基建处签署意见,报分管后勤基建处的副校长和分管财务的副校长审批后,由财务处核实支付。

第七章  工程变更及现场签证管理

第三十条  工程设计变更及现场签证管理严格按照《惠州学院基建工程造价变更增加资金管理办法》的规定执行。项目各相关负责人应对工程建设项目所有工程变更严格把关。

第三十一条  相关单位提出变更申请,增加资金在3万元以上的须由后勤基建处、审计处、项目使用单位(限于涉及使用功能变更)、设计单位、施工单位和监理单位对工程变更的技术、经济、安全、环保、社会效益和工期影响等做出评估,并签署意见。评估意见应包括:①变更对技术、安全、环保、社会效益的影响; ②工程变更工程量;③工程变更的预算单价、总价及变更引起总造价的增减量;④变更对工期的影响。评估意见按学校工程造价变更管理办法的审批权限规定报审。

第三十二条  按照审定的意见,后勤基建处签送监理单位下达工程变更令,管理变更工程的实施,建立工程变更台账,随时供审计处、监察室等相关职能部门审查。

第三十三条  施工单位负责配合变更审批工作并提出工程变更实施方案,并依据工程变更令,实施变更工程。

第三十四条  现场签证应当由施工单位提出并提供相关资料,在签证工程内容和工程量发生时(增加资金3万元以上)须由监理单位、后勤基建处、审计处、项目使用单位(限于涉及使用功能的现场签证)、设计单位、施工单位等有关人员共同确认后,再按学校工程造价变更管理办法的审批权限规定报审。

第三十五条  在突发事件或应急工程中,如果没有时间进行正常的现场签证事前报告,经分管后勤基建处的副校长同意,可采取特别报告的方式。施工单位在签证发生时的第一时间,将签证发生的内容及原因口头报告监理单位。监理单位如认为应予签证,应立即口头报告后勤基建处。后勤基建处如同意监理单位意见,应立即与分管后勤基建处的副校长联络,请他们到现场确认或经授权确认。

第三十六条  工程变更和现场签证引起工程总造价的增加值原则上不允许超过原合同价的10%。如引起工程总造价超过原合同价的10%时,须经校长办公会审批并按市政府有关规定报批。

第八章  工程竣工验收和移交管理

第三十七条  后勤基建处督促监理单位、设计单位和施工单位收集、汇总、整理工程竣工资料,进行工程验收自审、自查、自验工作,对工程建设的重要项目进行现场监督和检查。确认工程满足设计和合同要求,符合有关技术标准后由后勤基建处组织施工单位、项目使用单位、资产设备管理处、审计处进行竣工预验收。

第三十八条  竣工预验收自验合格后,后勤基建处负责督促监理单位向规划、消防、节能、环保、质量技术监督、城建档案、民防、燃气等部门申请专项验收备案;申领专项工程验收合格证明文件及准用证。

第三十九条  专项工程验收合格后,后勤基建处和监理单位核实竣工验收条件,对已具备竣工验收条件的工程,应及时编制验收计划并报请质检站监督工程竣工验收。

由后勤基建处组织,勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位和项目使用单位,召开“工程总验收会议”(质检站监督验收),评定质量等级。确认工程通过验收后,上述各单位在工程竣工验收报告上签字并加盖公章。由监理单位向市建设工程质量监督站办理工程竣工验收报告。

第四十条  由后勤基建处督促监理单位汇总相关文件资料,到市规划建设局申办工程竣工验收备案手续,申领《建设工程竣工验收备案证明书》。

第四十一条  工程竣工验收完成后,监理单位向后勤基建处办理工程使用移交手续包括工程档案移交和工程现场移交。并就移交过程中存在问题提出拟处理意见;需相关单位协调解决时,应草拟函件,由后勤基建处协调解决,直到完成项目移交为止。

第九章  工程结算和决算管理

第四十二条  工程竣工验收完成后,后勤基建处通知监理单位,要求施工单位按规定的时限报送招投标文件、施工合同、施工图纸、竣工图、设计变更通知单、实际完成的工程项目、工程量清单及现场签证等工程结算所需的全部文件资料,送监理单位审核。

第四十三条  监理单位应在规定的时限内对施工单位提交工程竣工结算资料认真进行审核并保证结算资料的完整和格式的正确性等,编制工程竣工结算、工程量审核说明,汇总详细结算资料送后勤基建处。

第四十四条  后勤基建处负责严格审查监理单位报送的工程结算书、工程量审核意见、竣工图、设计变更通知单、现场签证等文件资料,再由后勤基建处与审计处联合委托惠州市工程造价管理站审核。

第四十五条  后勤基建处负责对审核后的工程结算书进行复核并经施工单位确认后,结算价在100万元以下的工程项目报分管后勤基建处的副校长核准;结算价在100万元以上的报校长办公会核准。需由财政部门审核的由后勤基建处报送财政部门审定。

第四十六条  工程结算核定后,由财务处负责委托有相应资质的单位编制工程竣工决算书,并报送市政府有关部门审定。审定的竣工决算书经财务处、审计处、资产设备管理处和分管后勤基建处的副校长确认后,由资产设备管理处将竣工决算资料报送有关部门办理资产登记和报增手续。后勤基建处、财务处负责配合政府部门开展项目决算的数据补充、更正、对帐、项目情况说明等工作,为项目决算做好基础性工作。

第十章  工程保修管理

 第四十七条  工程验收移交后,后勤基建处委派专人负责工程保修期管理工作。施工单位在履行保修开始时,应将保修人员和职责、联系方式书面送达使用单位、监理单位和后勤基建处的项目保修管理人员,并按《工程质量保修书》约定履行保修义务。

 第四十八条  工程在保修期限内出现质量缺陷,由使用单位书面通知后勤基建处。后勤基建处向施工单位发出保修通知。施工单位接到保修通知后,应当及时到现场核查情况,在保修书约定的时间内予以保修。如施工单位未履行保修义务,则按施工合同的相关规定执行。

第十一章  工程财务管理 

第四十九条  财务处负责统一管理基建资金,编制年度基本建设预算,编报基本建设投资计划,基本建设费用核算和资金拨付,定期收集汇总基本建设资金使用管理信息和相关财务统计报表,编报基建项目财务决算和建设项目效益分析报告等。

第五十条  后勤基建处根据学校基本建设投资需求状况,并按财务处要求,编报下一年度基本建设用款计划,主要包括项目名称、项目总投资和下一年度用款数额。

第五十一条  基建年度预算获得批准后,财务处与后勤基建处按季度编制基建用款计划。每月的后10天,制定下个月的用款计划。财务处审核月用款计划后,积极筹措和合理安排基建资金,保证项目资金及时到位,按时支付。对于需要融资的项目,财务处根据后勤基建处提供的项目资金使用计划制定项目融资方案,配合后勤基建处编制项目可行性研究报告并审定项目可行性研究报告中的资金使用计划和融资方案。

第五十二条  基建项目财务管理要求:严格按照《惠州学院基建财务管理暂行办法》、《惠州学院工程、设备质量保证金管理暂行办法》和《惠州学院修缮项目预算管理暂行办法》规定执行。

第十二章  工程审计及监督管理

第五十三条  学校监察室、审计处按照国家、省市的有关法规及程序要求,监督检查学校工程建设,确保建设工程管理行为规范且符合法规规定。

第五十四条  工程开工前后勤基建处将有关材料送学校监察室、审计处,由监察室、审计处对做好如下四项把关工作:

1.工程各项审批手续是否完备、合法,投资是否纳入学校年度基建项目预算或是否符合学校有关审批程序进行审查;

2.项目规模和设计标准是否与可行性研究报告及上级批准的计划相符;

3.工程项目的设计、监理和施工单位等是否按规定的程序进行招标,是否符合省市及学校招标管理的有关规定,手续是否完备,标底(招标控制价)编制的方法是否合规、造价是否真实、是否控制在批准的概算以内,是否按照“三公”原则依法择优确定中标单位;

4.所编制的招标文件和合同条款责权利,包括:质量、工期、承包方式、工程造价及造价控制和结算办法、奖罚、保修及时效等条款进行审核。

第五十五条  审计处对后勤基建处委托编制的工程(概)预算进行审计。具体为:

1.1万元(含)以上5万元以下,由后勤基建处报审计处进行抽审;

2.5万元(含)以上,50万元以下,由后勤基建处报审计处审计;

3.50万元(含)以上,由后勤基建和审计处联合委托惠州市工程造价管理站审核。

第五十六条  审计处对工程建设过程进行跟踪审计,其主要内容有:

1.对引起工程造价增加3万元以上的工程变更或现场签证到现场核实确认,并连同监察室随时核查后勤基建处建立的工程变更台账。审核工程签证手续是否齐全、合规,有无擅自扩大规模和提高标准等问题;

2.施工合同中由施工单位采购的材料、设备暂定价,后勤基建处委托中介机构进行询价后,将结果报审计处审计备份。

3.审查项目资金的使用是否合规,有无转移、占用、挪用建设资金和损失浪费等问题。工程来往账款和财务报表是否真实合法,有无高估冒算,虚报冒领工程款等问题;

4.工程项目设备材料和物品是否按设计要求采购,有无盲目采购或收取回扣等行为。设备和材料等物资的验收、保管、使用和维护是否有效;

5.对无监理的零星工程项目,由后勤基建处组织实施隐蔽工程验收和中间交工验收,审计处参加。

第五十七条  审计处对工程竣工结(决)算进行审计,其主要内容有:

1.审核竣工结(决)算资料是否真实、合理,是否符合国家有关规定,资料是否完整齐全,手续是否完备;

2.工程量计算是否真实,套项及价格是否合理,计取各项费用和执行文件、选用定额版本、清单格式等是否准确;

3.交付使用的资产是否真实、完整,是否符合交付使用条件,移交手续是否齐全、合规,成本核算是否科学、准确、合规;

4.项目结余资金或超支情况,包括银行存款、现金、其他货币资金是否账实相符,来往账款是否真实、合法,债权债务是否及时清理,有无超规模、超概算以及是否按规定调整审批等问题;

5.5万元(含)以上,50万元以下的工程项目结(决)算,须经审计处审计;50万元(含)以上的工程项目结算,由后勤基建处联合审计处委托惠州市工程造价管理站审核。需由财政部门审核的,按规定由后勤基建处和审计处配合财政部门做好审核。

第五十八条  学校全体员工有义务对工程建设工程中的质量、进度、安全、造价及法规程序等进行监督。学校监察处负责按有关规定处理有关举报事件。

第十三章  工程项目档案管理

第五十九条  凡属工程项目所有的工程文件档案,在工程建设期内由后勤基建处和监理单位资料管理员负责管理。项目资料管理员负责做好项目各种资料的收发文登记、分发、传递及有关资料的收集、整理、保管、验收和移交工作。竣工验收完成后,后勤基建处和监理单位负责整理一套完整的建设工程档案资料。

第六十条  后勤基建处应建立工程档案电脑管理系统。电子文件档案的管理应做到完整、准确、系统,便于查询和使用。

第六十一条  文件档案管理应遵守有关保密规定。一般情况下,只要是曾经正式生效过的工程文件档案,都应完整保存。确无保存价值的文件,按档案管理的有关规定进行处理。

第十四章   

第六十二条  学校各职能部门及有关管理人员,必须严格按本办法对建设工程项目实施管理,违者由监察室视情节提请校长办公会、党委会给以处分。涉及违法者,将依法处理。

第六十三条  本办法由后勤基建处、监察室负责解释,并自公布之日起执行。

 

附件:基本建设工程建设项目管理办事流程doc

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